イベントリーダーズゼミ第二回まとめ
イベントを企画運営していく上で、イベントリーダーたちが直面する課題をゼミ形式の対話で考えました。今回のテーマは「ゆとりを持って当日を迎える段取りの重要性」、「スムーズな進行を促す当日の動き方」です。
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まとめ
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本日は、「イベント・リーダーズ・ゼミ」第2回はじまります！ワンポイント解説は「ゆとりを持って当日を迎える段取りの重要性」「スムーズな進行を促す当日の動き方」 http://ow.ly/6R5yl 前回のまとめ⇒http://t.co/CkWKsslQ -
[イベントゼミ]いよいイベントリーダーズゼミ第二回が始まりました。本日のテーマは、「ゆとりを持って当日を迎える段取りの重要性」、「スムーズな進行を促す当日の動き方」です。
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[イベントゼミ]イベント運営チームの理想的な状況とは？それぞれのメンバーが全体の中で自分の役割を認識している。チームとして助け合っている。臨機応変な対応ができる。メンバーで価値観の共有ができている。⇒楽しいコミュニティの形成
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[イベントゼミ]コミュニティとは？目指すべきゴールを共有している。一定の時間を共有している。メンバーで相互の関係を築いている。それぞれに意思決定を行っている。
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[イベントゼミ]前回はメンバーのコミットを高めるために、価値観や目的を共有することが大切であること、イベント当日から逆算してスケジューリングすることが大切であることを学びました。そして、今回は……!?
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[イベントゼミ]段取りと当日の動き方についてお話します。それに加え、ゼミ生の抱えている課題や問題を考えていきます。
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[イベントゼミ]今までの話を聞いて、参加者より：コミュニティの運営には、ファシリテーターが必要だと感じた。
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[イベントゼミ]参加者より：当日のみのお手伝いさんが多いので、大変な部分がある。
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[イベントゼミ]参加者より：運営主体が少人数で、直前の準備になってしまうことがある。どういう風にやっていけばいいのだろう？
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[イベントゼミ]参加者より：自分のは人遣いが荒い団体である。勉強会を３０回以上回してきた。メンバーのほうから価値観や目的を共有することは大切だと言ってもらえた。
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[イベントゼミ]それでは、「ゆとりを持って当日を迎える段取りの重要性」に入ります。
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[イベントゼミ]みなさんは、ゆとりを持って当日を迎えたことはありますか？なかなか難しい、ほとんど出来ていないという人が多いのではないでしょうか？
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[イベントゼミ]前回、当日から逆算してスケジュールを組む必要があるという話をしましたが……イベント直前の準備ほど具体的に細かく詰めておくことがゆとりを生みポイントです。
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[イベントゼミ]ただし、直前の準備に入る前にイベントや企画の趣旨、目的をメンバーできちんと共有しておく。そうすることで、企画崩れを防ぐことができる。
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[イベントゼミ]運営マニュアルを作成する、スタッフ一覧を作成する。全体の流れや会場の配置、役割分担など。
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[イベントゼミ]当日の流れを見える化することで、メンバーの動きを整理できる。当日スタッフにも渡せる。
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はじまった。 RT @Empublic: 「イベント・リーダーズ・ゼミ」第2回ワンポイント解説は「ゆとりを持って当日を迎える段取りの重要性」「スムーズな進行を促す当日の動き方」 http://ow.ly/6R5yl 前回のまとめ⇒http://t.co/8sPFYepa -
[イベントゼミ]運営マニュアルをつくるためには…イベント当日の動きをできるだけ具体的にイメージしてみる。参加者のタイプを想定しておく。その後、その人たちが当日どういう動線で会場まで来るのかを考える。
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[イベントゼミ]具体的な人物を想定することで、当日の流れを予測して準備や対応を考えることができる。
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[イベントゼミ]また、逆にスタッフの動きもイメージする。役割だけではなくて個々の性格も踏まえる。
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[イベントゼミ]参加者は運営側が思った通りには動かない。例えば、ペンを持っていなかったりとか。基本的に、誘導しないと人は動かない。物はスタッフが準備しないと出てこないという意識が必要。
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[イベントゼミ]役割を越えて、スタッフ全員で当日のシミュレーションをできるのが理想的。
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[イベントゼミ]準備物リストは、物や数量だけではなく用意する担当や納期まで決めておくとベター。注文品は想定したものと異なることや納期が遅れることがあるので、余裕を持って注文しておく。
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[イベントゼミ]運営マニュアルの活用方法。イベント数日前に、マニュアルを使って当日の流れを確認するミーティングを開けると良い。当日スタッフがいる場合は、イベント数時間前にミーティングを設ける。
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[イベントゼミ]参加者より：何年も活動をしていても運営マニュアルを持っていなくて、またつくろうともしない団体もある。事務作業だけでもマニュアル化したほうがいいと考えている。
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